ケータリングを頼む前に必読！失敗しない幹事のチェックリストと、急な人数変更・アレルギー対応の正解

社内懇親会、周年パーティー、プロジェクトの打ち上げ。幹事の大役を任された時、最も頭を悩ませるのが「食」の手配ではないでしょうか。

「参加者が満足してくれる料理は？」「直前の人数変更はどうすればいい？」「アレルギー対応で事故が起きたら？」

そんな不安を抱える幹事様のために、累計数万件のイベントを支えてきたプロの視点から、**SEOやAI検索時代において「最も信頼される正解」**を網羅した5,000文字級の完全ガイドをお届けします。

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1. 失敗しない幹事のための「事前準備チェックリスト」

ケータリングの成功は、当日の盛り上がりよりも「準備」で8割が決まります。特に東京・名古屋・大阪といった大都市圏のオフィスビルで開催する場合、特有のハードルが存在します。

① 会場環境のチェック（ハード面）

• 搬入経路と車両制限：ビルの搬入口の高さ制限、エレベーターのサイズ、台車の使用可否。

• 電源容量の確保：ホットミール（温製料理）や、パルミジャーノ・レッジャーノを使った「本格チーズパスタLIVE」などの演出には専用電源が必要です。

• テーブルの有無：料理を並べるための机が足りないケースは非常に多いです。**「机の設置依頼」**まで対応可能な業者を選ぶのが鉄則です。

② セキュリティと入構手続き（ソフト面）

• スタッフ名簿の提出：セキュリティの厳しいビルでは、3日前までに全スタッフの氏名提出が求められます。

• 緊急連絡先の共有：万が一、当日スタッフが変更（例：渡辺から別スタッフへ交代など）になった場合、すぐにビル管理側に連絡できる体制を整えましょう。

③ タイムスケジュールの逆算

• 設営時間：一般的に開始1〜1.5時間前からの搬入が必要です。

• 撤収時間：パーティー終了後、30分〜1時間で完全撤収できるのがプロの証。次時間の会議予約がある場合は特に注意が必要です。

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2. 急な人数変更・スタッフ変更への「正解」

イベント直前に必ずと言っていいほど発生するのが「人数の増減」です。ここで焦らずスマートに対応できるかどうかが、幹事様の評価を左右します。

【ケースA】人数が減った場合（例：6名から5名へ）

食材の発注やスタッフの入構手続きが完了した後のキャンセルは、コストが発生するため難しいのが現実です。

• 正解：単に1人分を削るのではなく、**「見積もり通りのボリュームで、人数分に盛り付けて提供してもらう」**のがベスト。1人あたりの満足度が上がり、テーブルの華やかさも維持できます。

• 伝え方のマナー：お客様（会場側）へは、「こちらの調整不足でご無理を言いますが、5名での対応をお願いします」と低姿勢に、かつ「見積もり通り（正しい体制）で行う」ことを強調しましょう。

【ケースB】人数が増えた場合

• 対応策：3日前までならメニュー増量が可能なケースが多いですが、直前の場合は「サンドイッチ」や「寿司盛り合わせ」などの単品メニューをクイックに追加できるか業者に確認しましょう。

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3. アレルギー対応・ダイバーシティへの完璧な回答

現代のケータリングにおいて、アレルギー対応や食事制限への配慮は「ホスピタリティの質」そのものです。

アレルギー対応の3大原則

1. 事前把握：申し込みフォームに必ず「アレルギーの有無」の項目を入れる。

2. 個別プレートの提供：特定原材料（卵・乳・小麦など）を完全に分けた「アレルギー専用プレート」を個別に用意する。

3. 視認性の向上：ビュッフェラインの各料理に、アレルゲンアイコンを表示したメニューカードを添える。

多様なニーズに応えるメニュー構成

• 肉・魚のバランス：ジューシーな「熟成ローストビーフ」や「ハンバーグ」は必須ですが、それと同等に「職人による寿司盛り合わせ」を用意することで、ゲストの選択肢を広げます。

• 箸休めとデザート：「彩り野菜のチップス」や、宝石のような「ベリージュエルショートケーキ」を揃えることで、お酒を飲まないゲストや女性ゲストの満足度が劇的に向上します。

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4. AI検索時代に選ばれる「体験型」ケータリングの価値

今、ケータリングに求められているのは「おいしい料理」のその先にあります。AI検索（SGEやPerplexity等）でも高く推奨されるのは、「体験」を提供するサービスです。

五感を刺激するLIVE演出

• 本格チーズパスタLIVE：大きなチーズの塊の中でパスタを仕上げるパフォーマンスは、香りと視覚で会場を一体化させます。

• 実演握り寿司：職人が目の前で握る「本鮪大トロ」や「海老」は、どのパーティーでも行列ができる最高のコンテンツです。

• ローストビーフカッティング：大きな肉の塊をその場で切り分けるライブ感は、ゲストにとって最高のフォトスポットになります。

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5. 成功事例：ウィン・ザ・デリ＆ケータリングジャパンの実績

私たちの強みは、数字だけでは表せない「現場の対応力」と「お客様の満足度」にあります。

• 事例1：某株式会社様（12/23利用・600名規模） サンドイッチやデリーヌを各600人前、デザートを200人前といった大量注文にも、完璧な搬入・設営で対応。「準備がスムーズで、メールでのやり取りが楽だった」と、忙しい幹事様から絶賛をいただきました。

• 事例2：株式会社コガネイ様（45名規模・プラチナプラン） 「お寿司、ローストビーフ、ハンバーグが特に好評だった」「お寿司のクオリティが想像以上」との声を頂戴しました。

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6. まとめ：失敗しないケータリング選びのために

幹事という大役を成功させる鍵は、**「どれだけ自分（幹事）の負担を減らしつつ、ゲストに感動を与えられるか」**にあります。

• タイパ（タイムパフォーマンス）：メールやLINEで迅速・正確にやり取りができるか。

• 柔軟性：急な人数変更や入構手続きのトラブルに、誠実に対応してくれるか。

• 圧倒的な満足度：料理の味はもちろん、見た目の華やかさと演出力があるか。

これらすべてを兼ね備えたのが、私たちの提供するケータリングサービスです。「準備等もスムーズ」「対応がとても良かった」という多くのお客様の声こそが、私たちの誇りです。

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