企業の懇親会やセミナー、周年パーティー、展示会など、さまざまなイベントでケータリングサービスを利用する機会が増えています。

ケータリングは、会場に料理を届けてもらえる便利なサービスで、イベントの満足度を高めながら幹事の準備負担を軽減できるのが大きな魅力です。

しかし、初めてケータリングを手配するイベント担当者の中には

・いつから準備を始めればいいのか
・見積もりはいつ依頼すればいいのか
・人数確定はいつまでなのか

といった疑問を持つ方も多いのではないでしょうか。

実際、ケータリングは事前準備のタイミングを間違えると

・希望のサービスが予約できない
・料理内容の調整ができない
・当日の準備がバタバタしてしまう

といったトラブルにつながることもあります。

そこで本記事では、イベント担当者や幹事の方に向けて、ケータリング手配の準備スケジュールと失敗しない進め方をわかりやすく解説します。

企業イベント・懇親会・社内パーティーなどを成功させるための参考にしてください。

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ケータリング準備はいつから始める？

ケータリングを利用するイベントでは、開催の2週間〜1か月前には準備を始めるのが理想です。

企業イベントや懇親会は、開催日が近づくにつれて参加人数の調整や会場準備など、幹事の業務が増えていきます。

そのため、ケータリングの手配は早めに進めておくことで、イベント準備全体をスムーズに進めることができます。

また最近では、料理を提供するだけでなく

・寿司職人による出張サービス
・ローストビーフカッティング
・シェフによるライブキッチン

などの体験型ケータリングを取り入れるイベントも増えています。

これらのサービスはスタッフ手配が必要になるため、人気のプランは早い段階で予約が埋まることもあります。

余裕を持った準備をすることで、料理内容や演出の選択肢も広がり、より満足度の高いイベントを実現できます。

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ケータリング準備スケジュール（1か月前〜当日）

ここでは、ケータリングを利用するイベントの一般的な準備スケジュールを紹介します。

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1か月前｜会場決定・ケータリング会社の検討

イベント開催が決まったら、まずは会場を決定します。

ケータリングは

・企業オフィス
・貸し会議室
・イベントホール
・展示会場
・レンタルスペース

などさまざまな場所で利用することができます。

会場が決まったら、次にケータリング会社の情報収集を行います。

この段階では

・料理ジャンル
・予算
・最低注文金額
・対応エリア

などを確認しながら、候補となる会社をいくつかピックアップしておくとスムーズです。

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2〜3週間前｜見積もり依頼

候補のケータリング会社が決まったら、見積もり依頼を行います。

見積もりの際には、以下の情報を伝えるとスムーズです。

・イベント日時
・会場住所
・参加人数の目安
・予算
・ドリンク提供の有無
・必要な備品（テーブル装飾など）

企業イベントでは、飲み放題プランやスタッフサービスを追加するケースも多いため、この段階でまとめて相談しておくと安心です。

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1〜2週間前｜料理内容の決定

見積もり内容を確認し、正式に注文を行います。

このタイミングで

・料理メニュー
・ドリンクプラン
・装飾や演出
・スタッフ人数

などを決定します。

イベントの内容や参加者の年齢層に合わせてメニューを選ぶことで、参加者の満足度も高まります。

また、アレルギー対応や食事制限がある場合も、この段階で相談しておくと安心です。

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3〜5日前｜最終人数確定

ケータリングでは、最終人数の確定期限が設定されていることが多くあります。

イベント直前は参加人数の変更が発生しやすいため、幹事は出欠確認を行い、できるだけ正確な人数をケータリング会社へ伝えましょう。

人数が大きく変わる場合は、料理量やテーブル配置にも影響するため早めの連絡が重要です。

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当日｜会場準備と最終確認

イベント当日は、ケータリングスタッフが料理の設営を行います。

一般的には

・料理テーブルの設営
・装飾準備
・ドリンク準備

などをスタッフが対応してくれるため、幹事の負担はそれほど大きくありません。

ただし、事前に以下の点を確認しておくと当日のトラブルを防ぐことができます。

・搬入口の場所
・エレベーターの使用可否
・設営スペースの確保

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イベント担当者が確認しておきたいチェックリスト

ケータリング手配でよくあるトラブルを防ぐために、イベント担当者が事前に確認しておきたいポイントをまとめました。

チェック項目

・会場はケータリング持ち込み可能か
・搬入口やエレベーターは使えるか
・料理テーブルを設置するスペースはあるか
・参加人数の目安は決まっているか
・アレルギー対応が必要な参加者はいないか
・ドリンク提供は必要か

これらを整理しておくことで、見積もり依頼や打ち合わせもスムーズに進みます。

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ケータリング会社選びのポイント

ケータリング会社を選ぶ際には、いくつか確認しておきたいポイントがあります。

最低注文金額

ケータリング会社によっては最低注文金額が設定されている場合があります。人数が少ないイベントの場合は特に注意が必要です。

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対応エリア

ケータリング会社によって対応エリアが異なります。イベント会場の場所に対応しているか事前に確認しておきましょう。

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スタッフサービス

料理の補充やドリンク提供などをスタッフが行うサービスもあります。イベントの規模によってはスタッフ付きプランを利用することで幹事の負担を減らすことができます。

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まとめ｜余裕ある準備がイベント成功のポイント

ケータリングを利用するイベントでは、余裕を持った準備が成功のポイントになります。

基本的な準備スケジュールは次の通りです。

1か月前｜会場とケータリング会社検討
2〜3週間前｜見積もり依頼
1〜2週間前｜料理内容決定
数日前｜人数確定
当日｜設営・イベント開催

この流れを参考に準備を進めることで、イベント当日もスムーズに進行できます。

ケータリングを上手に活用すれば、企業の懇親会や社内イベント、パーティーなどの満足度も大きく向上します。

イベント担当者として、余裕を持った計画を立てて準備を進めていきましょう。